สำหรับเจ้าของธุรกิจ การบริหารค่าใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพไม่ได้มีแค่การควบคุมงบประมาณ แต่ยังรวมถึงการจัดเตรียมเอกสารที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร เพื่อให้สามารถนำค่าใช้จ่ายเหล่านั้นมาหักลดหย่อนภาษีเงินได้นิติบุคคลได้อย่างเต็มที่ และไม่มีปัญหาย้อนหลังในภายหลัง HBG เข้าใจดีว่าเรื่องเอกสารเป็นเรื่องที่ซับซ้อน บทความนี้จึงสรุปสาระสำคัญที่คุณต้องรู้มาให้แล้วครับ
หลักการสำคัญของ “รายจ่ายที่นำมาหักภาษีเงินได้ได้”
ก่อนจะไปถึงประเภทของเอกสาร สิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจก่อนคือ หลักเกณฑ์ของรายจ่ายที่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีเงินได้ได้ ซึ่งทางสรรพากรมีหลักเกณฑ์ 2 มาตราหลักๆคือ มาตรา 65 ทวิ – เงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิ และ มาตรา 65 ตรี – รายจ่ายต้องห้าม แต่ไม่ต้องห่วงครับ HBG ย่อยหัวใจสำคัญของทั้ง 2 มาตรา มาให้ผู้ประกอบการเข้าใจหลักการสำคัญดังนี้ :
- ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ: เป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อหากำไรหรือดำเนินธุรกิจโดยตรง ไม่เกี่ยวข้องกับรายจ่ายส่วนตัว กล่าวคือสามารถบอกได้ว่ารายจ่ายนั้นสัมพันธ์กับรายได้/หากำไร ได้อย่างไร
- ต้องไม่ใช่ “รายจ่ายต้องห้าม”: ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี ได้ระบุรายการค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายได้ หรือ มีเพดานที่สามารถใช้ประโยชน์ได้ เช่น รายจ่ายเพื่อการส่วนตัว เบี้ยปรับเงินเพิ่ม ค่ารับรองลูกค้า ค่าเสื่อมราคารถยนต์นั่งไม่เกิน 10 ที่นั่ง เป็นต้น
- ต้องพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ มีหลักฐานประกอบครบถ้วน: เพราะหากรายจ่ายนั้นพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครป็นผู้รับ หรือ ไม่มีเอกสารหลักฐานที่น่าเชื่อถือ รายจ่ายนั้นก็จะไม่สามารถนำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้
ก่อนจะไปถึงข้อแนะนำในการจัดทำเอกสารประกอบ ขออธิบายก่อนว่า ภาษีเงินได้นิติบุคคล (Corporate Income tax, CIT) ที่กล่าวถึงในบทความนี้ กับ ภาษีมูลค่าเพิ่ม (Value Added Tax, VAT) ใช้คนละหลักเกณฑ์และไม่เกี่ยวข้องกัน หากใครสนใจเกี่ยวกับเอกสารประกอบของภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ทาง HBG จะอธิบายในบทความถัดไปนะครับ
แนวทางการจัดทำเอกสาร
- การพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ สามารถเริ่มต้นทำเอกสารได้ดังนี้
| การพิจารณาเบื้องต้น | ชื่อในใบเสร็จ / ใบกำกับภาษี | ชำระเงินโดย |
| ✅ ถือเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท | ใบเสร็จเป็นชื่อบริษัท | บริษัท หรือ กรรมการ |
| ไม่มีใบเสร็จแต่มีใบสำคัญรับเงิน | ||
| ไม่มีใบเสร็จแต่มีใบแทนใบเสร็จและยอดเงินต่ำ | ||
| 🗙 ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท | ใบเสร็จไม่ใช่ชื่อบริษัทหรือ ไม่มีใบเสร็จรับเงินหรือ ไม่มีใบสำคัญรับเงินหรือ ไม่มีใบแทน | บริษัท หรือ กรรมการ |
ทั้งนี้ใบเสร็จจะเป็นชื่อบริษัทแล้วก็ตาม ก็ต้องระวังเรื่องการใช้ประโยชน์ทับซ้อนระหว่าง บริษัท และ ค่าใช้จ่ายส่วนตัว อีกด้วย ตัวอย่างเช่น
ตัวอย่างที่ 1 – ค่าไฟฟ้าของบ้านที่ใช้อาศัยและใช้เป็นสำนักงานของบริษัท ควรแยกมิเตอร์ไฟฟ้าออกจากกันเพื่อความชัดเจน หากทำไม่ได้ ควรมีการกำหนดพื้นที่ใช้สอยแยกออกจากกัน (ห้องทำงาน ห้องพักอาศัย) และเฉลี่ยค่าไฟฟ้าตามพื้นที่ หรือ วิธีอื่นที่ให้ความสมเหตุสมผล
ตัวอย่างที่ 2 – ค่าบริการโทรศัพท์มือถือ อินเตอร์เน็ต ควรแยกออกจากการใช้งานส่วนตัวอย่างชัดเจน หากทำไม่ได้ ควรมีวิธีการติดตามและยืนยันถึงการใช้งานที่เป็นส่วนของบริษัทได้ว่าจำนวนเท่าไหร่ ส่วนตัวเท่าไหร่
ตัวอย่างที่ 3 – ค่าเดินทางไปในประเทศ / ต่างประเทศ ควรต้องเป็นการเดินทางที่ไปพบลูกค้า หาตลาดใหม่ ไปอบรมสัมมนาเพื่อมาพัฒนากิจการ โดยจัดทำเอกสารภายในชี้แจงเหตุผลและวัตถุประสงค์ของการเดินทางครั้งนี้ รวมถึงเปรียบเทียบข้อดี/ข้อเสีย ความคุ้มค่าของการเดินทางในครั้งนี้โดยเทียบระหว่างค่าใช้จ่ายและผลประโยชน์ที่บริษัทจะได้รับ
- รายจ่ายต้องห้าม หรือ รายจ่ายที่มีเพดานกำหนดตามประมวลรัษฎากร – เนื่องจากข้อกำหนดของสรรพากรในเรื่องนี้มีรายละเอียดปลีกย่อยมากมาย ทาง HBG แนะนำให้ผู้ประกอบการเล่าธุรกิจของตนเองให้สำนักงานบัญชีฟัง และให้ทางสำนักงานบัญชีกลั่นกรองและแนะนำรายจ่ายที่อาจมีเพดานตามมาตรา 65 ทวิ และ 65 ตรีครับ
- ต้องพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ มีหลักฐานประกอบครบถ้วน สามารถอ้างอิงหลักฐานประกอบ ที่ควรมีขั้นต่ำ ดังนี้
| ประเภทผู้รับเงิน | หลักฐาน การชำระเงิน | เลขประจำตัว ผู้เสียภาษี | ชื่อและที่อยู่ผู้รับ | รายละเอียด การสั่งซื้อ |
| นิติบุคคล | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| บุคคลธรรมดา | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
จะเห็นได้ว่าไม่ว่าเป็นนิติบุคคล หรือ บุคคลธรรมดา ล้วนต้องได้ข้อมูล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ชื่อ และที่อยู่ของผู้รับ และรายละเอียดการสั่งซื้อ (ซื้ออะไร ส่งมอบผลลัพธ์อะไร ราคาเท่าไหร่) ซึ่งโดยปกติข้อมูลดังกล่าวจะอยู่บน ใบกำกับภาษี หรือ ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบแจ้งหนี้ อยู่แล้ว
ทั้งนี้ หากผู้รับชำระเงิน ไม่สะดวกจัดทำ ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบแจ้งหนี้ ก็สามารถจัดทำ ใบสำคัญรับเงิน ที่ต้องใส่รายละเอียดตามตารางด้านบนให้ครบถ้วน ก็สามารถใช้ทดแทนกันได้ หรือ หากผู้รับชำระเงินเป็นบุคคลธรรมดา ก็สามารถใช้สำเนาบัตรประชาชน ลงนามกำกับยืนยันการรับเงินและใส่รายละเอียดประกอบตามด้านบนให้ครบถ้วน ก็สามารถทดแทนได้เช่นเดียวกัน
ในบางกรณี ที่สรรพากรอนุญาต ตัวอย่างเช่น การซื้อสินค้าเกษตร, การซื้อวัตถุดิบเพื่อประกอบอาหาร, ค่า Taxi, ค่าเดินทางผ่าน Platform ขนส่ง, บิลเงินสดของวัสดุเครื่องเขียน, การซื้อวัสดุสำนักงานจาก e-commerce หรือ อื่นๆตามสมควร เป็นต้น สามารถใช้ ใบแทนใบเสร็จรับเงิน คู่กับหลักฐานแวดล้อมจากผู้ขายรายดังกล่าว (นามบัตรร้านค้า, ภาพถ่ายซื้อของ,หน้าจอทำรายการออนไลน์ เป็นต้น) ในการชี้แจงค่าใช้จ่ายดังกล่าวที่ไม่สามารถขอใบเสร็จจากผู้รับเงินได้ครับ
สรุปสิ่งที่ต้องรู้
การเตรียมเอกสารเพื่อใช้ประโยชน์ทางภาษีเงินได้นิติบุคคล เน้นไปที่ รายจ่ายนั้นเป็นการหากำไรให้บริษัท รายจ่ายนั้นไม่อยู่ในหมวดรายจ่ายต้องห้าม และรายจ่ายนั้นพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ เท่านี้ก็จะสามารถใช้ค่าใช้จ่ายดังกล่าวหักรายได้เต็มๆ ไม่ต้องเสียภาษีเยอะเกินกว่าที่ควรจะเป็นแล้วครับ ทั้งนี้การเตรียมเอกสารและรายละเอียดในการจัดทำควรปรึกษาสำนักงานบัญชีที่ไว้ใจได้ มีประสบการณ์ เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาในภายหลังกับสรรพากรได้จะดีกว่าครับ
